Charte de protection des données personnelles

I. Objectif et champ d’application

La Charte a pour objectif de fournir une information claire, précise et complète aux visiteurs du site, aux clients, aux conducteurs, aux professionnels et aux garages partenaires de CFM (« vous ») sur :

• les conditions de traitement des données personnelles vous concernant ;
• les droits dont vous disposez et leurs modalités d’exercice ;
• les mesures mises en œuvre pour assurer la sécurité de vos données.

Elle s’applique au site https://claimformobility.com et à l’application web CFM. Dans la Charte, les termes « CFM », « nous », « notre » et « nos » désignent PROOV GROUP S.A.S., RCS de Nanterre sous le numéro 811 989 581, dont le siège social est situé 20 B rue Louis-Philippe, 92200 Neuilly-sur-Seine, agissant sous la marque Claim For Mobility, en qualité de responsable de traitement.

II. Principes généraux

• Transparence : nous vous informons des traitements mis en œuvre, de vos droits et de leurs modalités d’exercice.
• Licéité : nos traitements reposent sur les bases légales de l’article 6 du RGPD : l’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles, nos intérêts légitimes, votre consentement (recueilli de manière libre, spécifique, éclairée et univoque), le respect d’une obligation légale et, le cas échéant, la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne.
• Limitation des finalités : vos données ne sont traitées que pour les finalités décrites en III.2.
• Minimisation : seules les données nécessaires à chaque finalité sont collectées, dès la conception de nos services.
• Exactitude : nous veillons à l’exactitude des données et facilitons leur rectification.
• Limitation de la conservation : nous appliquons des durées adaptées aux finalités, en nous appuyant sur les référentiels de la CNIL.
• Sécurité : nous protégeons vos données contre la perte, le vol ou la modification, et seules les personnes autorisées y ont accès.

III.1. Données recueillies

Données que vous nous fournissez

• Vos coordonnées : nom, prénom, e-mail, téléphone, code postal, société le cas échéant.
• Les informations de votre véhicule : immatriculation, marque, modèle, et les références d’un sinistre (assureur, numéro de dossier, référence WeProov) si vous les indiquez.
• Les photos et documents que vous transmettez (photos des dommages, devis existant, pièces utiles au dossier).
• Les informations utiles à la réparation : disponibilités, lieu d’intervention, conducteur, décideur pour les travaux complémentaires.
• Pour les garages : nom, adresse, activités, coordonnées du contact.
• Vos échanges avec nous (e-mails, appels, messages via le site).

Données recueillies automatiquement

• Données techniques de connexion : adresse IP, type de navigateur et d’appareil, langue, date et heure d’accès, pages consultées, provenance de la visite.
• Données issues des cookies et traceurs, décrites en VI.

Photos

Les photos sont prises en direct dans l’application, sans accès à votre galerie et sans données de localisation. Elles peuvent faire apparaître incidemment une plaque, un lieu ou une personne : évitez de photographier des personnes. Chaque photo est analysée automatiquement par un modèle d’intelligence artificielle, uniquement pour vérifier sa qualité. Cette analyse ne prend aucune décision vous concernant : le chiffrage est toujours validé par un professionnel.

Les données de carte bancaire, lorsque le paiement en ligne est proposé, sont traitées directement par Stripe : CFM n’y a pas accès.

III.2. Finalités et bases légales

• Établir votre devis et, à votre demande, organiser et suivre votre réparation (exécution du contrat).
• Gérer la relation client : vous recontacter, vous envoyer devis et factures, répondre à vos demandes et réclamations (exécution du contrat).
• Vous envoyer des informations et des rappels limités sur votre dossier ; vous pouvez désactiver les rappels depuis chaque e-mail (exécution du contrat).
• Facturer et conserver les pièces comptables (obligation légale).
• Gérer le réseau de garages partenaires et étudier les candidatures (mesures précontractuelles et intérêt légitime).
• Mesurer la fréquentation du site, l’améliorer et prévenir les abus (intérêt légitime, et votre consentement pour Google Analytics).
• Gérer l’exercice de vos droits (obligation légale).

III.3. Durées de conservation

Le traitement de vos données prend fin lorsque la finalité est atteinte, lorsque nous n’avons plus d’intérêt légitime à les traiter ou lorsque vous retirez votre consentement. Vos données sont alors supprimées de nos bases actives ou anonymisées.

• Dossier commencé et non envoyé : 30 jours après la dernière activité.
• Dossier annulé : 90 jours.
• Photos : 12 mois après la livraison du devis ou la fin de la réparation.
• Coordonnées et suivi du dossier : 3 ans après le dernier échange, puis anonymisation.
• Données de prospects et de contacts : 3 ans à compter du dernier contact.
• Candidature de garage non retenue : 12 mois.
• Données contenues dans les contrats avec les professionnels : 5 ans à compter de la fin du contrat, à des fins de preuve.
• Devis validés, factures et données comptables : 10 ans.
• Données de connexion : 1 an.
• Données liées à l’exercice de vos droits : 1 à 3 ans à compter de notre réponse.
• Cookies et traceurs : 6 mois à compter du recueil du consentement.
• Sauvegardes : 7 jours.

Le lien de suivi de votre dossier cesse de fonctionner 90 jours après sa clôture.

III.4. Destinataires de vos données

Vos données sont accessibles à l’équipe CFM habilitée, et communiquées, dans la limite de ce qui leur est nécessaire :

• aux professionnels qui établissent et valident le devis ;
• pour une réparation, au garage ou à l’intervenant retenu, qui ne reçoit que les informations nécessaires à son intervention ;
• à la personne que vous désignez comme décideur, pour les seuls travaux complémentaires ;
• lorsque le dossier nous est confié par un professionnel (flotte, entreprise, assureur, loueur), à ce professionnel, qui agit alors généralement en qualité de responsable de traitement ;
• à nos prestataires techniques (hébergement, envoi des e-mails, analyse de la qualité des photos, mesure d’audience, paiement), qui n’agissent que sur nos instructions et dans le cadre des missions qui leur sont confiées ;
• aux autorités administratives ou judiciaires, lorsque la loi l’exige.

Nous ne vendons pas vos données et ne les communiquons pas à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires sans votre consentement préalable.

III.5. Prestataires et transferts hors de l’Union européenne

Nos principaux prestataires techniques sont :

• hébergement de l’application et des fichiers : Wooster Labs, Inc. (plateforme Remy, goremy.ai), États-Unis ; les données (base de données, photos et documents) sont stockées dans l’Union européenne, à Francfort (Allemagne) ; les traitements informatiques qui font fonctionner le site sont réalisés aux États-Unis ;
• envoi des e-mails : Amazon Web Services (Amazon SES), États-Unis ;
• analyse automatique de la qualité des photos : Google (modèle Gemini), États-Unis, par l’intermédiaire de notre hébergeur ;
• mesure d’audience, avec votre consentement : Google Analytics (Google Ireland Limited) ;
• paiement, lorsqu’il est proposé en ligne : Stripe.

Certains de ces prestataires peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. Ces transferts reposent sur des garanties appropriées : clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, adhésion au Data Privacy Framework lorsqu’il est applicable, ou tout autre mécanisme reconnu par la Commission européenne, afin de garantir un niveau de protection équivalent à celui exigé dans l’Espace économique européen.

IV. Sécurité de vos données

La sécurité est un élément essentiel de nos processus et de la conception de nos services. PROOV GROUP met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données, notamment :

• une équipe dédiée à la sécurité des systèmes d’information et à la protection des données ;
• des politiques et procédures de sécurité adaptées ;
• le chiffrement des données en transit et lors du stockage ;
• le stockage des photos et documents dans un espace privé, accessible uniquement par des liens temporaires ;
• un lien personnel de dossier généré aléatoirement, qui n’apparaît pas dans l’adresse affichée par votre navigateur et n’est jamais transmis à nos outils de mesure d’audience ;
• un accès de l’équipe réservé à des comptes nominatifs ;
• la sensibilisation régulière du personnel à la protection des données et à la cybersécurité ;
• des procédures de gestion des incidents de sécurité.

Ne partagez pas le lien de votre dossier. Nous adaptons en permanence ces mesures à l’évolution des technologies, des risques et de la réglementation.

V. Vos droits

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que nous traitons vos données et en recevoir une copie, ainsi que leur source, la finalité, la durée du traitement et leurs destinataires.
• Droit de rectification : mettre à jour ou corriger vos données.
• Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données, notamment lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Les pièces comptables sont toutefois conservées pendant la durée légale.
• Droit à la limitation : obtenir, dans certains cas, la limitation du traitement de vos données.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur le contrat.
• Droit d’opposition : vous opposer à certains traitements, notamment à la prospection.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, notamment pour les cookies de mesure d’audience.
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
• Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Pour exercer vos droits, écrivez à dpo@claimformobility.com. Nous répondons sous un mois. Lorsque votre dossier nous a été confié par un professionnel, nous traitons votre demande en lien avec celui-ci.

Vous pouvez aussi refuser à tout moment les e-mails non essentiels, grâce au lien de désinscription présent dans chacun d’eux, et ne pas remplir les champs facultatifs de nos formulaires.

VI. Cookies et autres traceurs

Un cookie est un petit fichier déposé sur votre appareil lors de la visite d’un site, qui permet de reconnaître votre navigateur pendant une certaine durée.

Traceurs dispensés de consentement

• La mesure d’audience interne du site, qui ne conserve que des statistiques agrégées (pages vues, pays, type d’appareil) ; un identifiant technique de visite peut être déposé pour distinguer les nouvelles visites des visites répétées.
• La mémorisation locale du lien de votre dossier en cours, pour vous permettre de le reprendre.
• La mémorisation de votre choix concernant les cookies.

Traceurs soumis à votre consentement

• Google Analytics (Google Ireland Limited), qui dépose des cookies pour mesurer la fréquentation et l’utilisation des pages. Les données recueillies peuvent être transférées hors de l’Union européenne, dans le cadre des garanties prévues par Google.

Gérer vos choix

Lors de votre première visite, un bandeau vous invite à accepter ou refuser Google Analytics. Il ne se charge qu’après votre accord. Votre choix est conservé 6 mois, puis redemandé. Vous pouvez le modifier ou retirer votre accord à tout moment avec le lien « Gérer les cookies » en bas de chaque page : les cookies Google Analytics sont alors supprimés. Refuser n’a aucune conséquence sur l’utilisation du site. Vous pouvez aussi supprimer les cookies depuis les paramètres de votre navigateur.

VII. Nos coordonnées

PROOV GROUP a désigné un délégué à la protection des données (DPO), chargé de superviser la gestion des données personnelles et de veiller au respect de la réglementation. Pour toute question ou pour exercer vos droits, vous pouvez le contacter :

• par e-mail : dpo@claimformobility.com ;
• par courrier : DPO – PROOV GROUP (Claim For Mobility), 40 avenue des Terroirs de France, 75012 Paris ;
• par téléphone : +33 (0)1 84 80 80 81.

Pour toute réclamation auprès de la CNIL, rendez-vous sur www.cnil.fr.